ERP-Wechsel und Einführung von Odoo 19 in 4 Monaten
Herstellerneutrale Auswahl aus einer Shortlist von 8 Softwareanbietern und 5 ERP-Systemen in nur 3 Monaten – Umsetzung mit openfellas GmbH und Cloudunify FlexCo zu einem Bruchteil der Einführungs- und Betriebskosten des abgelösten ERP-Systems.
Ausgangssituation & Herausforderung
AST nutzte seit 2023 ein ERP-System, das das Geschäftsmodell – Vermietung temporärer technischer Anlagen sowie projektbezogene Vormontage und Installation vor Ort – nur unvollständig abbildete. Die Kosten für Betrieb und nachträgliche Anpassungen überstiegen bereits die ursprünglichen Einführungskosten.
Gesucht war ein System, das sämtliche Vermietungs-, Montage- und Serviceprozesse durchgängig unterstützt – On-Premise gemäß den NIS2-Vorgaben des Hauptgesellschafters, mit BMD-Integration und leistungsfähigem Dokumentenmanagement. Der Zeitplan: Anbieterauswahl bis Anfang März 2026, produktiv vor der Hauptsaison ab September 2026.
Ziele des Projekts
- Durchgängige Unterstützung aller Vermietungsprozesse
- Vor-Ort-Montage: Einsatzplanung, Zeiterfassung, Rückmeldungen
- Integration der BMD-Finanzbuchhaltung, integriertes DMS
- Miet- und Kaufartikel sowie kundenspezifische Stücklisten
- On-Premise-Betrieb (NIS2), geringere Betriebs- und Lizenzkosten
Lösung durch Zendigma
- Durchführung der Anforderungsdefinition, Softwareauswahl und Steuerung der Einführung bis Go-Live; Coaching des internen Projektleiters
- Marktrecherche: Longlist mit 22 Softwareanbietern und 7 ERP-Systemen
- Ausschreibungsunterlagen und Begleitung der Ausschreibung
- Process-&-Fit-Workshops mit 3, Vertragsverhandlung mit 2 Anbietern
Vorgehen entlang der DigitalisierungsMap
Betreute Stationen – durchgängig von den Anforderungen bis zum Go-Live.
- 1Anforderungen & Soll-Prozesse
- 2Ausschreibung & Auswahl3 Monate
- 3Vertragsverhandlung
- 4Einführung & Go-Live4 Monate
Ergebnis
- Passendes ERP-System in 3 Monaten ausgewählt
- Odoo 19 in 4 Monaten mit allen gewünschten Funktionalitäten eingeführt
- Stille Ablösung des Vorgänger-ERP
- Bruchteil der Einführungs- und Betriebskosten des Vorgänger-ERP
Umgesetzte Odoo-19-Module
Buchhaltung
Einkauf
Projekte
Lager
Fertigung
VerkaufStimmen aus dem Projekt
Auftraggeber, Projektleitung, Gesellschafter und beide Implementierungspartner.
„Vor unserem ersten Treffen mit Zendigma erschien die Situation ausweglos: ein erst drei Jahre altes ERP, dessen Betriebs- und Anpassungskosten bereits die Einführungskosten überstiegen. Zendigma zeigte uns einen schnellen, strukturierten Ausweg – zehn Monate nach dem ersten Termin waren wir mit Odoo 19 live, mit allen Funktionen für unser Geschäftsmodell, zu einem Bruchteil der Kosten des abgelösten ERPs.“
„Ohne die gute Begleitung durch Zendigma hätten wir dieses Projekt nicht auf den Punkt in dieser kurzen Laufzeit umsetzen können.“
„Ein Musterbeispiel eines ERP-Einführungsprojekts – in time und in budget. Hervorragendes Projektmanagement und durchgängig erfreuliche Lenkungskreise ohne Hiobsbotschaften.“
„Ein anspruchsvolles Projekt mit engem Zeitrahmen, das wir dank unserer starken Partnerschaft mit dem Kundenteam, Zendigma und Cloudunify gemeinsam erfolgreich umgesetzt haben.“
„In 4 Monaten einen derartigen Funktionsumfang fehlerfrei umzusetzen, gelang nur durch perfektes Teamwork mit AST, openfellas und Zendigma.“
Über AST Eis- und Solartechnik
Die AST Eis- und Solartechnik GmbH mit Sitz in Höfen/Tirol ist spezialisierter System- und Dienstleistungsanbieter für temporäre und permanente Kälte- und thermische Energiesysteme – von mobilen Eisbahnen bis zu Solaranlagen, mit Referenzen weltweit. Hauptgesellschafter ist die Elektrizitätswerke Reutte AG.
- Umsatz 2024
- rund 13 Mio. €
- Mitarbeiter
- 45
- ERP-User
- 59
- Standort
- Höfen, Tirol
Am Projekt beteiligte Unternehmen
Zendigma Consulting
Herstellerneutrale Beratung auf Kundenseite: Anforderungsdefinition, Softwareauswahl und Steuerung der Einführung bis Go-Live; Coaching des internen Projektleiters.
zendigma.de
openfellas GmbH
Odoo Gold Partner seit 2014. Implementierungspartner für Umsetzung, Entwicklung und Go-Live.
openfellas.com
Cloudunify FlexCo
Odoo Gold Partner. Umsetzung gemeinsam mit openfellas, Schwerpunkt Prozesse und Automatisierung.
cloudunify.atHäufige Fragen zum ERP-Wechsel
Wie lange dauert ein kompletter ERP-Wechsel?
Bei AST lagen zwischen dem ersten Gespräch und dem Go-Live zehn Monate: drei Monate von der Ausschreibung bis zum Vertrag, vier Monate bis zum produktiven Start. Das ist ein sportlicher, aber planbarer Rahmen – Voraussetzung ist, dass Anforderungen und Soll-Prozesse vor der Anbieterauswahl stehen.
Lohnt sich ein Wechsel, wenn das ERP erst drei Jahre alt ist?
Die Frage ist nicht das Alter, sondern das Verhältnis von Nutzen zu Kosten. Bei AST überstiegen die Kosten für Betrieb und nachträgliche Anpassungen bereits die ursprünglichen Einführungskosten, und zentrale Geschäftsprozesse waren weiterhin nicht abgedeckt. In so einer Lage ist der Wechsel häufig günstiger als das Weiterinvestieren.
Ist Odoo eine Option für den Mittelstand?
In diesem Projekt war es die passende Antwort auf eine konkrete Anforderungslage – ausgewählt aus einer Longlist von 22 Anbietern und 7 Systemen. Wir sind herstellerneutral und empfehlen kein System pauschal: Welches System passt, entscheidet sich an Ihren Prozessen, nicht am Produktnamen.
Geht Odoo auch On-Premise, etwa wegen NIS2?
Ja. Der Hauptgesellschafter von AST gab einen On-Premise-Betrieb gemäß NIS2 vor; das Projekt wurde entsprechend umgesetzt, inklusive Integration der BMD-Finanzbuchhaltung und eines integrierten Dokumentenmanagements.
Wer hat in diesem Projekt was gemacht?
Zendigma hat auf Kundenseite die Anforderungsdefinition, die Softwareauswahl und die Steuerung bis zum Go-Live verantwortet und den internen Projektleiter gecoacht. Die technische Umsetzung lag bei den Odoo-Gold-Partnern openfellas und Cloudunify.
Steht bei Ihnen ein ERP-Wechsel an?
In einer kostenfreien 60-Minuten-Projektdiagnose klären wir, wo Ihr Vorhaben steht, welche Stationen offen sind und ob und wie Zendigma Sie unterstützen kann.
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