Manufaktur statt Fabrik

Viel zu oft erfolgt eine ERP-Auswahl nur über ein Lastenheft. Das ist nicht nur von gestern, sondern vor allem nicht für morgen.

Die Bedeutung von ERP-Systemen als zentrale Softwarelösung für die Steuerung der Supply Chain und den Wertefluss bleibt ungebrochen. Dennoch hat sich einiges verändert. Ein ERP-System als reine Softwarelösung zu betrachten, die einfach über ein Lastenheft abgehakt wird, ist weder sinnvoll noch wirtschaftlich. Der Wunsch nach einer individuellen Lösung ist nachvollziehbar, doch viele ERP-Anbieter reagieren darauf mit immer neuen Leistungslisten, die den Eindruck erwecken, einfache Lösungen seien möglich. Als Experten für Prozessoptimierung und Digitalisierung mit über 20 Jahren Erfahrung vertreten wir eine andere Haltung. Für uns ist das ERP-System zwar der Kern einer Lösung, aber dieser muss ganzheitlich betrachtet werden. Die wahre Leistungsfähigkeit eines ERP-Systems liegt nicht nur in der Software selbst, sondern in der Fähigkeit, den gesamten Unternehmensprozess zu optimieren. Es ist entscheidend, den Blick nach vorn zu richten und zu analysieren, welche Treiber das Geschäftsmodell zukunftsfähig machen. Dazu ist ein methodischer, strukturierter und umfassender Ansatz nötig, der alle Fachbereiche, Geschäftsprozesse und Kundenbeziehungen einbezieht. Nur so kann eine nachhaltige Optimierung des gesamten Businessmodells erreicht werden. Dafür setzen wir uns ein.

Die Vorgehensweise Lastenheft:
Die Sache, die viele Haken hat.

Unsere Haltung basiert auf objektiver Marktsicht und fundierter Beratung. Wir betrachten die Auswahl eines ERP-Systems anhand eines Lastenhefts sachlich, ohne polemisch zu werden. ERP-Systeme sind multifunktionale Softwarelösungen, deren Leistungsumfang im Laufe der Jahre kontinuierlich gewachsen ist. Es ist eine logische Entwicklung aus Sicht der Hersteller, ihre Software mit immer neuen Funktionen auszustatten. Ebenso üblich ist es, Leistungskataloge zu erstellen, die in verschiedenen Projektmethodiken eingebunden sind und von den Softwareanbietern jeweils in unterschiedlicher Form vorgelegt werden. Diese Kataloge sollen dem Unternehmen helfen, die benötigten Funktionen für seine Geschäftsprozesse zu definieren. Oft werden diese Kataloge inzwischen prozessorientiert gestaltet, um die Prozessorganisation des Kunden abzubilden. Doch das bloße „Häkchen setzen“ oder die Abarbeitung von Fragenkatalogen birgt in der Praxis erhebliche Risiken. Unsere Erfahrung zeigt, dass diese Herangehensweise in vielen ERP-Projekten, die eigentlich Digitalisierungsprojekte sein sollten, zu einer Verengung des Blickwinkels führt. Die erhofften Verbesserungen bleiben aus, die Erwartungen werden nicht erfüllt, und das geplante Budget wird überschritten.

Deshalb gehen wir anders vor – wir denken vom Endergebnis her – also von der erwarteten Situation nach einem Go-live – dann kommt man an folgenden Erkenntnissen nicht vorbei:

Leistungskatalog:

Der Software-(ERP-)Anbieter bietet durch die Leistungskataloge einen einfachen Einstieg, der bei späterer Vertiefung auf Herausforderungen trifft.

Geschäftsmodell:

Die Geschäftsprozesse bzw. das Geschäftsmodell werden nur geringfügig weiterentwickelt bzw. verengen sich auf das „vorkonfigurierte“ Modell des Anbieters.

IT-Bebauungsplan:

Der IT-Bebauungsplan besteht aus mehr als nur einem ERP-System.

Change management:

Die Menschen in den Unternehmen werden im Changemanagement nur bedingt unterstützt – häufig auch einfach alleine gelassen.

Die Notwendigkeit einer ganzheitlichen Digitalisierungsstrategie über das Lastenheft hinaus

Im Ergebnis stellen wir überwiegend fest: Ein Festhalten an bekannten und gerne genutzten Lastenheftvorlagen reicht bei Weitem nicht mehr aus. Eine einfache Ergänzung von Funktionen in der Lastenheftvorlage spiegelt die Komplexität der zukünftigen Geschäftsprozesse nicht wider. Eine ganzheitliche Digitalisierungsstrategie besteht aus einer Vernetzung unterschiedlicher Softwareplattformen, ERP ist dabei nur ein Element von weiteren. Das Unternehmen selbst ist in einer digitalisierten Vernetzung nur ein Knotenpunkt im Netzwerk, Digitalisierung überschreitet daher die Unternehmensgrenzen.

Die digitale Innovation fordert auch eine Weiterentwicklung der internen IT zu einem serviceorientierten Dienstleister (ITIL kann hier eine gute Basis zur Orientierung bieten).  

Diese Fülle von Gedanken und Strategien braucht Weitblick und Kraft, birgt Chance und Risiken. Der Weg mit geringerem Aufwand wird häufig praktiziert und ist meist der übliche Lösungsansatz der Beteiligten (Kunden wie Softwarehersteller): der einen, die darauf vertrauen, dass Software schon können wird,  was gefordert und angeboten wurde – und der anderen, die hoffen, dass Mitwirkungspflichten helfen werden, die Projektverantwortung beim Kunden zu verankern.

Was hilft: eine belastbare vertragliche Grundlage für einen Projektvertrag zu schaffen, mit der die zugesicherten Eigenschaften und die Anforderungen klar und nachvollziehbar geregelt werden. Der Gedanke an ein „Fabrikprinzip“ – sprich Softwarekauf von der Stange – versagt bei der Auswahl von Businesssystemen gänzlich und ist für den Kunden meist ein hochriskantes sowie teureres Unterfangen.

In Möglichkeiten statt Lasten denken: Unsere Herangehensweise als Manufaktur.

Unser Ansatz ist die Gestaltung optimaler Geschäftsprozesse, die wir aus einem Best-Practice-Ansatz ableiten und auf das individuelle Geschäftsmodell adaptieren. Das ist ein völlig anderer Blickwinkel mit einer besonderen Haltung – wir gestalten gemeinsam mit unseren Kunden zukünftige Möglichkeiten anstatt Bits und Bytes einer Software. Damit verhindern wir komplizierte technische Lösungen mit vielen Scheinversprechen und konzentrieren uns auf die operative Stärke und die strategische Ausrichtung unserer Kunden.

Wir sind ehrlich: Wir sprechen erkannte Schwachstellen offen und konstruktiv an. Denn unsere Kunden können von uns beste Lösungsideen und konkrete Umsetzungskonzepte erwarten.

Wir sind kritisch: Das erfordert eine stärkere Bereitschaft von Unternehmen, bestimmte Themenbereiche offen zu diskutieren und Ideen anzunehmen. Denn unsere Kunden sind erfolgreich in dem, was sie bisher getan haben. Gelingt dieser kritische Dialog jedoch, entsteht ein unschätzbarer Wert für morgen: Je intelligenter die digitale Bebauung der gesamten Softwarelandschaft erfolgt, umso flexibler ist das Unternehmen in der Gestaltung des Geschäftsmodells und damit letztlich agiler in der Anpassung an die Kundenbedürfnisse und den Kundennutzen. In Zeiten der fortwährenden digitalen Transformation sind dies zentrale Werte.

Wir betrachten Digitalisierungslösungen aus unterschiedlichen Themenkreisen heraus. Im Mittelpunkt stehen für uns (dann unsere 5 Themenkreise…) Aber unser Blick geht auch nach innen: Die Einführung eines ERP-Systems hat gleichermaßen Auswirkungen auf Organisation und Mitarbeiter, die konsequent mitgedacht werden müssen. Denn auch hier gilt: Partizipation ist unser oberstes Gebot, und dafür haben wir eigens unsere Partizipationsregeln aufgelegt – „ja“ und „nein“ allein reichen nicht mehr aus.