Der ERP-Berater von heute

Von A wie Analyst bis Z wie Zukunftsforscher: Die 5 Rollen eines ERP-Beraters, die ein Projekt erfolgreich und nachhaltig machen.

Projekte scheitern nicht an technologischen – sondern an menschlichen Fähigkeiten. Und das ist keine Vermutung, sondern das sind Fakten, wie die renommierte Gartner Group feststellt: 75% aller IT-Projekte scheitern tatsächlich völlig. Und weniger als 25% der Projekte bringen Kostenvorteile, die die Investition rechtfertigen. Das sind für Unternehmen bittere Wahrheiten.

In diesem Artikel soll es aber nicht darum gehen, dass man besser den Kopf in den Sand steckt, sondern auf was Unternehmen bei der Auswahl ihres ERP-Beraters achten sollten. Hierfür hat Zendigma die 5 wichtigen Rollen identifiziert, die ein Projektmanagement für die Einführung von Business Software braucht. Rollen, für die es handfeste Gründe gibt.

Statt Abhaken von Leistungen eines ERP-Systems:
Einhaken bei Themen, die nur der Mensch leisten kann.

Business Software-Lösungen wie zum Beispiel ERP-Systeme sind heute technologisch betrachtet weit ausgereift. Zudem bietet der Markt ein gutes Angebot an Herstellern, die grundsätzlich in Frage kommen. So ungewöhnlich das klingen mag: Genau das ist der Grund, warum die Expertise eines ERP-Beraters eine so hohe Bedeutung hat. Warum? Weil nur eine engagierte Herangehensweise und Auseinandersetzung sicherstellt, dass das technologische Potential auch wirklich individuell ausgeschöpft und nachhaltig ins Unternehmen integriert werden kann. Dieser Prozess braucht ein multiperspektivisches Management für ein erfolgreiches ERP-Projekt. Das zeigen ebenso vielschichtige Gründe aus der strategischen, operativen und kulturellen Betrachtung:

• Eine durchgängige Bebauung mit Business Software kann die strategische Ausrichtung und Marktposition eines Unternehmens deutlich unterstützen. Dafür ist aber ein klares Verständnis über das derzeitige und zukünftige Geschäftsmodell und die Situation im direkten Wettbewerb entscheidend. Dies bedingt, dass die Geschäftsführung eng in die Konzeption eines ERP-Systems eingebunden werden muss. Der ERP-Berater muss auf Augenhöhe mit der Chefetage des Unternehmens in den strategischen Austausch gehen, um beste Voraussetzungen und Ergebnisse zu gewährleisten.

Im Rahmen der großen wirtschaftlichen Transformation sind Mega-Trends erkennbar, die vor allem über künftige Kundenbedürfnisse kontextbezogene und nützliche Aussagen treffen. Eine solche Trendbeobachtung gehört seltener zu einer etablierten Vorgehensweise in Unternehmen – wohl aber sollte sie seitens eines weitsichtigen ERP-Beraters in das Projekt einfließen. Den nur wer die Zukunft kennt, der kann sie für sich auch beeinflussen. Denn Trends haben starken Einfluss auf kundenzentrierte Prozesse oder gar das Geschäftsmodell.

• Anhand der Ausgangslage im Unternehmen bietet der ERP-Anbieter einen vorkonfigurierten Standard an. Dies ist auf der einen Seite recht und billig, auf der anderen Seite hat kein Unternehmen Standardprozesse. Ein ERP-Berater hat deshalb eine wichtige Analyse- und Moderationsaufgabe: Nicht nur die IT-Abteilung gehört ins Projekt, sondern Vertreter aller betroffenen Abteilungen. Die vorher erwähnte Zukunftsfähigkeit spielt bei alledem eine wichtige Rolle. Eine Zielprojektion mit dem Kennen und Erkennen von zukünftigen Soll-Prozessen braucht ein profundes Wissen, um die Geschäftsprozesse wirklich zu verbessern und spezifische Potentiale tatsächlich zu heben.

Die Einführung eines ERP-Systems erfasst die Steuerung zahlreicher Prozesse eines gesamten Unternehmens. Eine solch weitreichende Digitalisierung hat deutliche Auswirkungen auf die Organisation – und damit auf viele Menschen. Dort, wo Mitarbeiter mit Veränderungen konfrontiert sind, brauchen sie Verständnis, Erklärung und Unterstützung. Ein ERP-Berater hat deshalb die Aufgabe, eine interne Projektkommunikation aufzubauen, die Fragen beantwortet und Bedenken in Begeisterung verwandelt.

Mit hohem Realitätsbezug aus der Projekterfahrung (aber auch mit einem kleinen Augenzwinkern) ergeben sich daher 5 Rollen für einen ERP-Berater.

Die 5 Rollen eines ERP-Beraters:
Stimmt das Paket, läuft das Projekt.

Zendigma berät methodisch und empathisch. Auf Basis der Zendigma DigitalisierungsMap verbinden wir faktische und strukturelle Herangehensweisen mit einer ausgeprägten persönlichen Haltung zum Projekt und zu den Projektbeteiligten.

Auf allen Ebenen: Mit unternehmerischem Verständnis gegenüber der einbezogenen Geschäftsleitung – mit operativer Erfahrung gegenüber Abteilungen und Fachbereichen – mit kultureller Offenheit gegenüber dem Menschen. Dazu gehören 5 Rollen, die wir gerne vorstellen wollen:

1. Der Stratege:

Bei der Festlegung des Umfangs und der Ziele eines ERP-Projekts, ist es wichtig, die Ziele und das Geschäftsmodell Ihres Unternehmens im Auge zu behalten. ERP-Projekte sollen die Strategie mit robusten Prozessen und flexiblen Steuerungsmöglichkeiten unterstützen. Dazu gehören auch definierte Soll-Ergebnisse in Bezug auf Prozessverbesserungen, Kosteneinsparungen oder betriebliche Produktivität. Dieser Hauptzweck enthält die Kernelemente, die ein erfolgreiches Projekt ausmachen: messbare Ziele und greifbare Ergebnisse im Einklang mit der unternehmerischen Ausrichtung.

Mit einer guten Planung und Strategie, wie die optimale Technologie im Rahmen einer ERP-Implementierung am besten genutzt werden kann, können Unternehmen die Endziele einer Umsatzsteigerung und einer insgesamt stärkeren Wettbewerbsposition erreichen. Der richtige ERP-Berater unterstützt in der Rolle des Strategen diese wichtigen Grundlagen. Er ist auf Augenhöhe mit der Geschäftsleitung, bringt Wesentliches ein, hat den Mut zu hinterfragen und entwirrt komplizierte und komplexe Sachverhalte, damit wieder Raum für neue Möglichkeiten geschaffen wird.

2. Der Bundestrainer

Ein ERP-Projekt ist keine Kreisliga. Die Erwartungen im gesamten Unternehmen sind hoch, einige Herausforderungen stehen an, es wird über mehrere Monate Leistung erwartet. Daher ist es Zeit, gemeinsam mit dem Unternehmen die Projektmannschaft festzulegen – mit dem ERP-Berater in der Rolle eines Bundestrainers. Mit taktischem Geschick, fachlicher Kompetenz und sicherlich auch mit Psychologie.

Das Projekt sollte von einem Fachmann aus dem Unternehmen geleitet werden und eine Reihe anderer Fachleute mit spezifischen Aufgaben und Verantwortlichkeiten einbeziehen. Suchen Sie sich zunächst einen Projektmanager, der Erfahrung mit komplexen Implementierungen hat und das Projekt effizient vorantreibt. Geschäftsanalysten mit tiefer Kenntnis Ihrer geschäftlichen Bedürfnisse und Prozesse stellen sicher, dass die Anforderungen effektiv erfasst und in eine präzise Lösung umgesetzt werden. Während der Implementierung werden möglicherweise auch Entwickler für Anpassungen oder Erweiterungen benötigt, die für Ihr ERP-System erforderlich.

3. Der Analyst

Zum operativen Projekteinstieg ist es wichtig, eine gründliche Bedarfsanalyse durchzuführen. Mit diesem Instrument wird bewertet, was für den Erfolg des Projekts erforderlich ist, wobei die verschiedenen Perspektiven und Ressourcen der Beteiligten berücksichtigt werden. Während dieses Prozesses sollten die Beteiligten gemeinsame Anliegen und Ziele ermitteln, den Umfang des Projekts klären und festlegen, wie jeder einzelne Bedarf innerhalb des Zeitrahmens erfüllt werden kann. Sobald die Bedarfsanalyse abgeschlossen ist, können die Projektleiter sicherstellen, dass jeder weitere Schritt auf die in dieser Bewertung ermittelten Bedürfnisse zugeschnitten ist.

Eine ordnungsgemäß durchgeführte Bedarfsanalyse kann im Projektverlauf Zeit und Geld sparen, weil die wichtigen Elemente von Anfang an berücksichtigt werden. Der ERP-Berater begibt sich hier in die Rolle eines Analysten, der den gesamten Prozess strukturiert moderiert und die Erkenntnisse erfasst und auswertet.

4. Der Reiseleiter

Ein ERP-Projekt ist eine Reise von mehreren Monaten – je nach Projektgröße und -tiefe auch länger. Mit Zendigma kann man das Bild einer Reise durchaus wörtlich nehmen. Denn mit der Projektmethode der DigitalisierungsMap „fährt“ das Projekt mit seinen Beteiligten durch verschiedene, erfahren strukturierte Stationen bis zum Ziel des Livebetriebs.

Der ERP-Berater übernimmt hier die Rolle des Reiseleiters, der sowohl einzelne Zwischenziele wie natürlich das Gesamtziel professionell im Auge behält und moderiert. Und nebenbei sorgt die Reiseleitung auch dafür, dass Risiken reduziert, Sehenswertes auf dem Weg noch berücksichtigt und alle Beteiligten begeistert am Ziel ankommen.

5. Der Zukunftsforscher

Wie weiter oben im Artikel bereits angesprochen, sollten heute bei der Planung und Konzeption von Business Software auch zentrale Trends der Digitalisierung, Kundenerwartungen, Purpose und Nachhaltigkeit einfließen.
In einer Parallelbetrachtung mit dem Geschäftsmodell und zukünftigen Innovationsmöglichkeiten sorgt der ERP-Berater in dieser Rolle als Zukunftsforscher dann dafür, dass nützliche Erkenntnisse in die Planung miteinfließen können. Das sowohl technologische wie strategische und operative Ziel ist es dann, die Bebauung für zukünftig flexible Anpassungen effizient und sicher vorzubereiten.

Seit vielen Jahren sind wir mit dem Future Circle des Zukunftsinstituts verbunden, beobachten aus einer inneren Sicht die Megatrends und deren Wirkungen. Dieses Wissen bringen wir auch in unsere Projekte ein und sind damit ein wertvoller Sparringspartner auch für strategische Zukunftsfragen. Daraus leiten wir Handlungsempfehlungen und Rahmenbedingungen auch für die digitale Transformation für unsere Kunden ab und erreichen damit eine robuste Perspektive für die nächsten 7-10 Jahre.