3.01.2024

Der 90-Tage-Sprint für Everdrop, Teil 3

Everdrop revolutioniert das nachhaltige Waschen.
Und wir bauen dafür sehr sauber IT und Prozesse auf.

Everdrop hat sich für die Unterstützung der Planung der zukünftigen IT-Bebauung und der Digitalisierung der Prozesse mit einem ERP-System für Zendigma entschieden. Dafür werden wir in einem 90-Tage-Sprint herausgefordert. In diesem Projekt-Tagebuch berichten wir über den Prozess.

Lesen Sie hier, wie wir mit unserer Methodik U1-Projektorientierung für everdrop gestartet sind und in diesem Artikel, wie wir die Softwareauswahl mit unserer Methodik U4 begleiten. 

Für wen sprinten wir?

everdrop ist ein schnell wachsendes Start-up, das mit einer überzeugenden, nachhaltigen Idee die Kraft hat, Millionen Haushalte wirklich zu verändern. Die Idee ist dabei so einfach wie einleuchtend: everdrop ersetzt die vielen herkömmlichen Flüssigreiniger, die jeder zu Hause hat, mit praktischen Putzmittel-Tabs. Da Putzmittel zu über 95 Prozent aus Wasser bestehen, werden mit everdrop nicht nur Tonnen an Einwegplastik-Flaschen vermieden, sondern auch eine Menge CO₂. Mittlerweile besteht das Produkt-Portfolio aus Waschmitteln, die auf die Wasserhärte des Wohnorts angepasst werden, Spülmaschinen-Tabs ohne Plastik-Folie, Spülmittel in Pulver-Form, innovativen WC-Tabs und -Reiniger, sowie unterschiedlichen. Produkten für die persönliche Körperpflege. Dazu passend können die nachhaltigen Accessoires erworben werden. 

Wo wir gemeinsam hinwollen:

Die Unternehmensentwicklung von everdrop ist rasant verlaufen. Die ersten beiden Finanzierungsrunden wurden erfolgreich abgeschlossen. Eine wesentliche Herausforderung im Wachstum ist es, die richtigen Produkte in den richtigen Mengen zum richtigen Zeitpunkt nachhaltig verfügbar zu haben. Derzeit erfolgt die Steuerung der Supply Chain mit Hilfe von Excel, der manuelle Aufwand dazu ist erheblich und zukünftig nicht skalierbar. Im Gesamtbild steht everdrop vor dem wichtigen Schritt, das zukünftige Wachstum in eine intelligente  IT-Bebauung zu spiegeln, die als mitwachsendes und mitdenkendes Fundament gedacht werden muss. Dazu muss man über Bits und Bytes hinaus denken und als Partner fähig sein, unterschiedliche Themenkreise anzusprechen und auch die Energie eines Startups sicher umsetzen. 

Projektabschnitt 3

Aufbau einer Prozessbibliothek mit der Methode U4.

Nach einer grundlegenden Projektorientierung mit unserer Teilmethode U1 folgte die Phase der Auswahl der ERP-Softwareanbieter mit der Methode U4. Ein weiterer zentraler Teil der U4 ist das Anlegen einer Prozessbibliothek.

Nach der Ausschreibung zur Findung eines geeigneten ERP-Softwareanbieters und den entsprechenden Telefoninterviews ist der Auswahlprozess von uns nun hochfokussiert. Die Ergebnisse aus den Auswahlrunden sind ausgewertet und es werden nur noch die Top 2 der zehn möglichen Partner weiter verfolgt. Mit diesen beiden möglichen Partnern wird nun ein intensiver Austausch durchgeführt. Es geht um einen konzentrierten Fokus, welcher der beiden Anbieter die zukünftigen Prozesse am besten abbilden kann.  Hierfür wird jeweils ein Tag lang ein Prozess-Workshop durchgeführt. Unsere Methodik sieht hierfür eine gründlich ausgearbeitete Basis vor.

So wird den beiden ERP-Softwareanbietern zur Vorbereitung der Prozessworkshops frühzeitig eine Agenda zur Verfügung gestellt. Diese beinhaltet neben einer kurzen allgemeinen Vorstellung des Anbieters und seines Systems, mit everdrop im Vorfeld abgestimmte Szenarien und Prozesse. Auf dieser Grundlage soll der Software- Anbieter den Beteiligten möglichst kundenkonform die Lösung ganzheitlich präsentieren. Da eine vergleichende Bewertung der zur Auswahl stehenden Systeme nur dann möglich ist, wenn alle Anbieter nach dem gleichen Ablauf- und Aufgabenschema präsentieren, sind die Einhaltung der Aufgabenstellung, Testdaten sowie der Agenda zwingend erforderlich. Diese Vorgehensweise unterliegt unserer objektiven und unabhängigen Überwachung. Zusätzlich spielt aber auch eine persönliche Komponente eine Rolle: Seitens des Kunden wird unbedingt erwartet, beim Prozessworkshop den oder die designierte(n) Projekteiter/in kennenzulernen. Die Projektleitung und/oder ein Verantwortlicher des Managements sollten am Workshop teilnehmen, diesen idealerweise sogar leiten.

Bewertungsmatrix zu den Prozess-Workshops

Ziele des Prozessworkshops

Ziele:

  • Tiefer Systemeinblick amStandardprozess mit Kunden-Daten
  • Proof of Fit
  • Abweichungen und Besonderheiten erkennen
  • Grundlage für den Vertrag schaffen
  • Kennenlernen des Projektleiters

Es sollen die durch die Aufgabenstellung vorgegebenen Bereiche soweit wie möglich prozessual vertieft und die einzelnen Systemkomponenten so präsentiert werden, dass ein Gesamtzusammenhang aus Prozess- und Applikationssicht erkennbar wird. Dies soll anhand eines typischen Auftragsdurchlaufes (einschließlich der Behandlung von im Prozess entstehender Daten und Schnittstellen zu Expertensystemen) erfolgen.

Das Herzstück der Methodik U4:
Die Prozessbibliothek

Die Prozessbibliothek erfasst als Referenzmodell Teilprozesse und deren Lösungsbeschreibung, sowie Grundfunktionalitäten von everdrop. Die Prozessbibliothek ist das Herzstück unserer Methodik und wächst mit jeder Projektphase. Am Ende eines Projektes dient sie als Dokumentation für den weiteren Weg des Unternehmens. Der Aufbau dieser Bibliothek ist ein laufender, von uns begleiteter und moderierter Prozess und dauert in der Regel 1-2 Monate. Wie ist die Vorgehensweise?

In einem Kick-Off mit TPL wird der Nutzen der Prozessbibliothek erläutert und die einzelnen Mitwirkungspflichten der TPL werden zugewiesen.

Nun werden die wichtigsten Kernprozesse definiert. Hierfür bieten wir ein erprobtes Referenzmodell, das von Zendigma aus Best-Practice Prozessen zusammengestellt wird und auf langjähriger Erfahrung in ERP-Projekten beruht. Das Referenzmodell ist dadurch einzigartig und bietet eine exzellente Grundlage zur Modellierung und Darstellung der firmenspezifischen Prozesse.

Vorgehensweise Referenzmodell

1. Vom Referenzmodell werden projektspezifische Teilprozesse ergänzt und den Teilprojekten zugeordnet. Zu allen Teilprozessen gibt es ein BPM das die Teilprozess grafisch darstellt.

  • Teilprozesse ergänzen
  • Prozess-Owner definieren
  • Teilprojekt zuordnen

2. Ausgehend vom modifizierten Referenzmodell werden durch die Projektmitarbeiter jeweils Ist-Analysen erstellt.

  • Fehlende Teilprozesse ergänzt
  • Ist-Beschreibung
  • Aktuell verwendetes System ergänzt
  • Besonderheiten im Unternehmen dokumentiert (Spotlight)
  • Prozessentwicklung festgelegt

3. Für die Agenda des Prozessworkshops werden die Prozesse gekennzeichnet die relevant sind und Einschränkungen oder Ergänzungen dokumentiert.

Im Vordergrund der Prozessbibliothek steht damit die Prozessbeschreibung. Diese werden vom TPL und den Nutzern erarbeitet. Hierbei ist der Prozess und nicht die Funktion im Fokus.

Der grundsätzliche Vorteil unserer Vorgehensweise

Bei den im Markt üblichen Systempräsentation zeigen die Software-Anbieter die Highlights ihrer Software. Schwächen werden in diesem Szenario eher vertuscht.  Als enger, unabhängiger und objektiver Begleiter unserer Kunden geht Zendigma hier einen deutlichauf den Inhalt bezogenen Weg, der zugleich mit wesentlichen Projektfortschritten verknüpft ist. Die erarbeitete kundenorientierte Agenda im Rahmen der Prozessworkshops und dem Aufbau der Prozessbibliothek deckt Fähigkeiten und Schwächen des Anbieters auf.

Somit basiert die Entscheidung wieder auf die individuelle Qualität der Software und der Abbildung der kundenspezifischen Prozesse –  und nicht auf den Vertriebsfähigkeiten der Anbieter.

Wie geht es weiter im Projekt? Verfolgen Sie unsere Arbeit für everdrop auch in vorhergehenden und Folgephasen.

Wenn dies auch für Sie spannende und relevante Fragen sind, nehmen Sie Kontakt mit uns auf: Per E-mail an info@zendigma.de, über unser Onlineformular oder telefonisch unter +49 89 954 57 65-53.

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